Księgowość w serwisie komputerowym – biuro rachunkowe czy księgowa na etat?

Serwis komputerowy swoim profilem działalności przypomina standardową firmę, przy czym z reguły serwisy działające lokalnie zwykle nie legitymują się dużą ilością pracowników. Najczęściej mamy do czynienia z 2-3, czasem 4-5 pracownikami. Rzadko kiedy spotyka się w serwisie komputerowym zatrudnioną na pełny etat księgową z krwi i kości.

W serwisie komputerowym jak w każdym przedsiębiorstwie jest potrzeba o odpowiednie, prawidłowe rozliczanie się z osiąganych przychodów. W dzisiejszych czasach nie jest to proste zadanie. Nie ma miesiąca, a nawet dnia, aby coś się nie zmieniało w przepisach, szczególnie było to widoczne podczas wprowadzania kolejnych tarcz antykryzysowych dla przedsiębiorców, które w pewnym momencie tak namieszały we wszystkim, że nawet doświadczone osoby miały przez jakiś czas problem w ogarnięciu całego bałaganu.

Prowadząc działalność gospodarczą bardzo ważne jest dbanie o terminowość oraz prawidłowe rozliczanie się z fiskusem i innymi urzędami. Właściciel przedsiębiorstwa obarczony dodatkowymi zadaniami związanymi z księgowością zwykle nie jest w stanie pracować tak efektywnie, jak byłoby to możliwe bez tego obciążenia. Rozliczając się samodzielnie trzeba nie tylko posiadać odpowiednią wiedzę, ale stale monitorować przepisy, doszkalać się – to są konkretne koszty i to wcale nie takie małe. Jedno szkolenie z zakresu zmian w przepisach to koszt nawet 4000 złotych. Wprawdzie można to sobie wrzucić w koszty, ale prowadząc małą firmę trzeba dokładnie przemyśleć i zoptymalizować koszty. Mówi się, że duży może więcej i to poniekąd jest prawda, mniejszy przedsiębiorca musi zastanowić się co wybrać, bo z pewnością na wszystko nie będzie go stać.

Przedsiębiorcy prowadzący serwisy komputerowe, szczególnie te małe i średnie, coraz częściej decydują się na powierzenie księgowości zewnętrznej firmie takiej jak Tax Bonus z Dąbrowy Górniczej. Biuro rachunkowe to nie tylko odpowiednie zabezpieczenie od strony merytorycznej, to również gwarancja złożenia wszystkich wymaganych rozliczeń w terminie.

Oczywiście na rynku spotkamy różne biura rachunkowe. Tutaj dobrze jest wiedzieć, że od pewnego czasu nie są wymagane żadne dodatkowe pozwolenia na to, aby prowadzić działalność księgową, dlatego też ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z kompetencjami biura i wybrać to, które spełnia Twoje oczekiwania. Co należy wziąć pod uwagę, przy wyborze biura?

Podstawową rzeczą jest doświadczenie i fakt, czy pracownicy biura posiadają certyfikat księgowy wydawany przez Ministra Finansów. Aby zdobyć certyfikat, osoba musi się wykazać biegłą znajomością przepisów, jak również umiejętnościami typowymi w prowadzeniu księgowości. Certyfikat to potwierdzenie kompetencji, które świadczy pozytywnie o biurze rachunkowym.

Kolejną kwestią jest, czy biuro posiada ubezpieczenie OC. Każde profesjonalne biuro takie ubezpieczenie posiada, jeśli nie, trzeba zapytać dlaczego i wyjaśnić tę sprawę. Odpowiedź będzie kluczowa, przy podejmowaniu dalszych decyzji.

Forma współpracy i zakres obowiązków. To chyba oczywiste, że chcemy wiedzieć w jaki sposób będziemy musieli dostarczać do biura dokumenty lub w jakich aspektach biuro będzie nam udzielało wsparcia. Na przykład część biur rachunkowych swym klientom w ramach obsługi księgowej udziela też bezpłatnych porad np. dotyczących tarcz antykryzysowych, co było w ostatnim czasie przedmiotem zainteresowania wielu przedsiębiorców. Istotna jest także lokalizacja biura i sposób dostarczania dokumentacji księgowej. Prowadząc firmę w Będzinie wielu przedsiębiorców chętniej skorzysta z usług biura rachunkowego zlokalizowanego w Będzinie lub Dąbrowie Górniczej, niż gdyby lokalizacja usługodawcy znajdowała się kilkaset kilometrów od miejsca prowadzenia działalności. Jednak w dobie Internetu i możliwości wirtualnych spotkań z przedstawicielami biura rachunkowego, odległości nie mają już tak dużego znaczenia, jak to było jeszcze 10 lat temu. Niemniej jednak część właścicieli firm będzie chciało mieć biuro możliwie najbliżej swojej siedziby lub przynajmniej blisko jednego z oddziałów firmy.

Warto także podpytać biuro, czy w zakres obowiązków wchodzi także reprezentacja przed urzędami, gdy przyjdą kwestie sporne – takie tematy zawsze mogą wystąpić, więc warto już na wstępie wyjaśnić, kto i w jakim zakresie będzie mógł udzielić wsparcia.

Przed dokonaniem wyboru warto też zwrócić uwagę na zakres świadczonych usług. W miarę rozwoju firmy być może będziemy chcieli skorzystać, na przykład z usług kadrowo – płacowych lub doradczych związanych z rozliczaniem i funkcjonowaniem firmy na rynkach zagranicznych. Jeśli myślimy perspektywicznie, dobrze jest podpytać o te kwestie.

Alternatywą do biura rachunkowego jest księgowa na etat. W przypadku dużych firm zatrudniających 20-50 pracowników, prowadzących pełną księgowość i także kadry-płace, to rozwiązanie może być dobre. Jednakże wynagrodzenie księgowej na etacie to często kwoty od 5000 zł netto w górę, a czym większy zakres jej obowiązków (np. dodatkowo obsługa kadrowo-płacowa w pojedynkę), tym większe wynagrodzenie. Trzeba też pamiętać, że doświadczonego pracownika w branży księgowej nie jest łatwo znaleźć. Na rynku pracy jest pełno ogłoszeń, które wiszą już ponad rok i w tym czasie nie udało się firmom pozyskać odpowiedniej osoby. Decydując się zatem na takie rozwiązanie, po prostu należy przeliczyć koszty, wady i zalety tego rozwiązania np. co zrobimy, gdy nasza księgowa zachoruje i nie będzie mogła pełnić swoich obowiązków. W dzisiejszych czasach, gdy ludzie od przewlekłego stresu mają obniżoną odporność, a co za tym idzie zwiększoną podatność na zachorowania, jest to temat bardzo istotny, przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.